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Zeitmanagement – ohne Planung läuft nichts

Zeitmanagement 3 Tipps

3 Tipps, wie du dein Zeitmanagement verbessern kannst.

“Ich habe Probleme mit meinem Zeitmanagement”. 

Na, hast du dich selbst schon einmal so einen (ähnlichen) Satz sagen hören?

Mir begegnet Unzufriedenheit über das persönliche Zeitmanagement sehr regelmäßig und obwohl eine solche Aussage recht allgemein gefasst ist, sagt sie grundlegend das folgende aus: “Ich habe zu viele Aufgaben und zu wenig Tag.” 

In diesem Blogpost möchte ich daher auf das Thema Tagesplanung eingehen, denn das wird dir schon sehr helfen, mehr Struktur in dein Zeitmanagement zu bringen. Los geht´s!

Ein gutes Zeitmanagement beginnt mit guter Planung. Ich plane jeden Tag in der Woche vor. Wenn das für dich anstrengend klingt und du jetzt denkst “Nee, das ist nichts für mich. Jeden Tag? Lass mal!”, dann sage ich dir: Probier es aus! Denn du wirst sehen, dass alles nach einer Weile automatisch passiert und keine wirkliche Zeit mehr in Anspruch nimmt. 

Bei mir ist es so, dass ich meine Woche in verschiedene Zeitboxen einteile. Es gibt Bürotage, Coachingtage und Shootingtage. Das macht es für mich grundsätzlich leichter, Termine zu vergeben und meine Tage zu planen. Ich habe lange gebraucht, um dieses System für mich zu finden und ich sage nicht, dass es auch deine Lösung sein muss. Du wirst aber nur durch Probieren dein System finden.

Tagesplanung – warum eigentlich?

Wenn du dich jetzt fragst, warum Planung überhaupt gut und wichtig ist, stelle ich dir die Gegenfrage: Wie fühlt es sich für dich an zu wissen, was du am Folgetag zu tun hast? Macht es dir Stress oder tut dir das Wissen darum gut? 

Im Allgemeinen beruhigt eine gute Planung, weil du dich darauf einstellen kannst und weißt, was auf dich zukommt. 

Bei mir war es zum Beispiel so, dass ich wirklich gern die Blogposts für dich schreibe, aber es gab nie ein festgelegtes Zeitfenster, in denen ich diese geschrieben habe. Es war immer mal so zwischendurch, was dazu führte, dass ich nicht regelmäßig geschrieben habe. 

Ich habe mich dafür mit Ghostwriterin Katharina Tolle unterhalten, die das Problem kannte, auch wenn sie jeden Tag schreibt. 

So kamen wir auf die Idee das Co-Schreiben ins Leben zu rufen, was einmal im Monat stattfindet und bei dem ich gerade auch diesen Text hier schreibe. Dabei geht es darum, gemeinsam mit anderen zu schreiben. Und das Wunder ist: Jetzt bekomme ich es hin regelmäßige Blogpost zu schreiben, weil ich diesen festen Termin habe.

Wenn du dabei sein willst, dann melde dich gern dafür hier an. So erhältst du einen Tag vor dem Co-Schreiben ein Mail mit den Zugangsdaten zu Zoom.

3 konkrete Tipps für bessere Planung

Kennst du auch diese Tage, an denen du gefühlt 1000 Aufgaben hast. Es ist so viel, dass du gar nicht weißt, womit du anfangen sollst? Dazu will auch noch jeder etwas von dir. Kaum setzt du dich an eine Aufgabe, klingelt dein Telefon oder dein Kind ruft nach dir. Und abends gehst du frustriert ins Bett und hast nicht das geschafft, was du schaffen wolltest.

Kennst du? Dann möchte ich dir hier drei Tipps geben, damit genau das nicht passiert: 

Tipp 1: Besseres Zeitmanagement durch Zeitpuffer einplanen

  • Plane nicht zu viel. Fang mit einer Aufgabe an, die du umsetzt und steigere dich Stück für Stück. Lass dir in jedem Fall aber auch Lücken in der Zeitplanung, denn es kommen im unvorhergesehene Aufgaben dazu.

Da es immer wieder genau diese Dinge gibt, die unverhofft auf uns zukommen und uns ablenken, darf ich auch gleich zu meinem zweiten Tipp kommen: 

Tipp 2: Besseres Zeitmanagement durch Nein sagen

  • Du darfst “Nein” sagen. Prüfe, ob du wirklich jedes Anliegen, was an dich herangetragen wird, bearbeiten musst.  Und prüfe auch, ob du das wirklich machen möchtest. Wenn nicht, dann sage auch mal “nein” oder auch “später”.

Tipp 3: Besseres Zeitmanagement durch Delegieren

  • Manchmal ist es so, dass Arbeiten an dich herangetragen werden, die du gar nicht selbst erfüllen musst. Dann schaue, ob du diese Aufgabe nicht weitergeben kannst. Delegieren ist hier das Zauberwort, was dir zu mehr Freiheit und einem besserem Zeitmanagement verhilft.

Ich selbst delegiere einige meiner Aufgaben. Ich habe eine Putzfrau, die mich im Haushalt unterstützt, ich habe auch einen Gärtner, der einmal im Monat kommt und den Garten schön macht. Und ich habe drei Assistentinnen: eine Fotoassistentin, die mit fotografiert, eine virtuelle Assistentin, die mich im Bereich social media und E-Mail Marketing Unterstützung gibt und eine Buchhalterin, die mir Unterstützung bei der Buchhaltung gibt. Überlege doch mal, welche Aufgaben du gern abgeben würdest und suche dir Unterstützung.

Ich hoffe, dass dir meine 3 Tipps helfen werden in eine bessere Planung zu kommen. Nun wünsche ich dir viel Spaß bei der Tagesplanung. Gibt mir gern ein Feedback, was bei dir schon gut klappt und was nicht.

Liebe Grüße

Steffi

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